Kaydi envanter incelemesi
Dr. Hasan Yalçın, E.Hesap Uzmanı, YMM
Kaydi envanter incelemesi vergi inceleme
tekniklerinin başında gelir. Özellikle ticaret işletmelerinde öncelikle
yapılması gereken bir incelemedir. Miktar dengesi olarak da adlandırıldığı
olur.
Kaydi envanter incelemesinde bir işletmenin
defter, kayıt ve belgelerine göre emtia dengesinin tutarlı olması aranılır.
Dönem başı mal mevcudu ile dönem içi alışların dönem sonu mal mevcudu ile dönem
içi satışlar toplamına, miktar itibariyle eşit olması gerektiği kuralına
dayanan bu tekniğe kaydi envanter
denir. Vergi incelemelerinde en sık kullanılan yöntemlerden biridir. Basit
aritmetiksel formüller kullanılmak suretiyle hesaplanan denklik aşağıdaki şekilde
formüle edilir.
Dönem Başı Stok = DBS
Dönem İçi Alışlar=DİA
Dönem İçi Satıştan İadeler=DİSİ
Dönem İçi Satışlar= DİS
Dönem İçi Alıştan İadeler=DİAİ
Dönem İçinde Oluşan Fireler=DİF
Dönem Sonu Stok=DSS
DBS+DİA+DİSİ=DİS+DİAİ+DİF+DSS
Bir işletmede normal şartlarda bu matematiksel
denkliğin her zaman sağlanması gerekir. Dönem başı ve dönem sonu stoklarının
doğru tespit edilmesi ve firenin olmadığı veri olarak kabul edildiğinde miktar
dengesinin oluşmamasının iki nedeni olabilir; faturasız mal satışı veya faturasız
mal alışı.
Bu kapsamda kaydi envanter incelemesinde
denkliği etkileyen önemli iki husus bulunmaktadır ve bu iki hususun tespit
edilmesi gerekmektedir. Bunlardan birincisi stokların doğruluğunun tespiti
ikincisi ise ürün satışında veya stoklamasında firenin oluşup oluşmadığıdır.
Fire oluşması halinde de fire miktar ve oranının doğru tespiti gerekmektedir.
Envanter
çıkarmak ve dönem sonu stokların tespiti.
VUK’nun 186’ncı
maddesinde ‘’envanter çıkarmak, bilanço günündeki mevcutları,
alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin
bir şekilde ve müfredatlı olarak tesbit etmek’’ şeklinde tanımlanmıştır.
Envanterde kural kesin bir değerleme olmakla birlikte yine aynı maddenin takip
eden fıkrasında ‘’şu kadar ki, ticari teamüle göre tartılması, sayılması ve
ölçülmesi mutat olmıyan malların değerleri tahminen tesbit olunur ‘’ hükmüne
yer verilmiştir.
Envanter ilki işe
başlama tarihinde olmak üzere her hesap dönemi sonunda çıkarılır. Özel hesap
dönemleri hariç her hesap dönemi bir takvim yılı olup bilanço günü 31 Aralık
günüdür. Bilanço gününde saymak, ölçmek ve tartmak suretiyle tespit edilen
stoklar dönem sonu stok tutarını
oluşturur. Bu stok aynı zamanda takip eden hesap döneminin dönem başı stoğunu oluşturmaktadır.
Envanterler kural
olarak envanter defterine geçirilir. Ancak işlerinde geniş ölçüde ve çeşitli
mal kullanımı ve ticareti yapan büyük işletmeler envanter listeleri de
düzenleyebilir.
İşletmelerin bu hükümler kapsamında dönem sonu
stoklarını ölçmek , tartmak ve saymak suretiyle tespit etmesi gerekir. Vergi
inceleme elemanının kaydi envanter incelemesi yapmaya karar vermesi halinde ara
bir tutanak düzenleyerek bu durumu tespit altına alması gerekmektedir. Bu
tespit incelenmesinin bitirilme aşamasında düzenlenen son tutanakta da tespit
altına alınabilir. Ancak bu tespitin kaydi envanter çalışmasına başlanılmadan
yapılması tavsiye edilir.
Fire
Oranın Tespiti
Alım satıma konu olan mallarda taşıma, depolama
ve bekleme sırasında çeşitli nedenlerle fire ve zaiyat meydana gelebilir. Kaydi
envanter dengesinde dengesizliğin nedeni fireler olabilir. Bu nedenle
işletmenin faaliyetinde fire olup olmadığı tespit edilir. Genellikle fire her
işletmede ve her ticarete konu üründe gerçekleşir. Firenin miktarı ve oranına
ilişkin standart oran tespit edilmeye çalışılır. Firmanın özelinde özellikli
bir durum varsa bu hususlarda dikkate alınır.
Yapılan tespit ve belirlemelerin tamamına
düzenlenecek tutanaklarda yer verilir. Fire oranları ile ilgili objektif
oranlar Ticaret ve Sanayi Odaları tarafından belirlenmektedir. Vergi
incelemelerinde bu oranlar esas alınabilir. Fire oranlarına ilişkin ayrıntılı
açıklamalara kitabın ilerleyen bölümünde yer verilmiştir.
Bu bölümde ayrıca belirtilmesi gereken diğer
bir nokta hırsızlık veya diğer ifadesi ile çalınma olayları sonucu kaybolduğu
iddia edilen stok kayıpları fire veya zaiyat olarak dikkate alınmaz.
Kaydi
Envanter Dengesinin Hesaplanması
Kaydi envanter dengesi işletme bünyesinde alım
ve satışı yapılan her ürün için ayrı tespit edilir. Özellikle günümüzde
uygulanan muhasebe programları ve muhasebe sistemleri kaydi envanter dengesinin
ve envanter listelerinin tespitini kolaylaştırmıştır. Bilgisayar kullanımın
yaygın olmadığı dönemlerle karşılaştırıldığında günümüzde yöntemin
kullanılmasının daha kolaylaştığını söyleyebiliriz. Bilgisayar kullanımı ile
kısa bir sürede ve daha doğru sonuçlar elde edilmektedir.
Daha
öncede bahsedildiği üzere kaydi envanter incelemesinde denge her ürün grubu
için ayrı yapılmalıdır. Günümüzde hemen hemen her ürünün barkodu bulunmaktadır.
Bu barkod uygulaması çoğu zaman etkin pazarlama ve satış için aynı cinsten
ürünlerin renkleri için bile farklı olabilmektedir. Çok sayıda ürünün alınıp
satıldığı perakende mağazalarında bu ve benzeri nedenlerle satış esnasında
farklı barkodların kullanılması gündeme gelebilmektedir.
Özellikle
kaydi envanter çalışmaları ve listelerinde bazı ürün gruplarında olması
gerekenden fazla stok varken bazılarında da eksik stok olabilmektedir. İnceleme
elemanının bu farklılıkları analiz etmesi ve nedenlerini araştırması
gerekmektedir. Bu araştırma sonucunda artı ve eksi stok farkları dikkate
alınarak nihai sonuca ulaşılmalıdır.
Kaydi
envanter değesinin tekrar değinecek olursak denge aşağıdaki formül ile tespit
edilmeye çalışılır.
DBS+DİA+DİSİ=DİS+DİAİ+DİF+DSS
Kaydi
envanter dengesinin sol tarafının daha fazla olması halinde dönem başı ve dönem
sonu stokların doğru tespit edildiği ve bütün işlemlerin hesaplamalara dahil
edildiği varsayımı ile işletme bünyesinde belgesiz ve kayıt dışı satışın olduğu
kabul edilir. Bu ana denkliğin sağ tarafının fazla çıkması halinde ise işletme
bünyesinde belgesiz bir alışın olduğu kabul edilir.
Nitekim Hesap Uzmanları Kurulu Danışma
Komisyonu tarafından 30.05.1966 tarihinde verilen kararda
kaydi envanter sonucu bulunan mal noksanlıklarının sebep ve
nitelikleri tespit edilemediği ve ödevli tarafından da kanaat verici bir
şekilde ispatlanamadığı hallerde bu malların yıl içinde satıldığı ve bedellerinin
ise defterlere geçirilmediği kabul edilmelidir görüşüne yer verilmiştir.[1]
Ayrıca Danıştay 3. Daire 08.05.2002
tarihinde vermiş olduğu kararda ‘’Dönem başı mevcudu, dönem içi alış ve
satışları tutanakla saptanan, doğruluğu da kabul edilen dönem sonu stoklarında
yer almayan emtianın faturasız satılan emtia olacağı açıktır. ifadelerine yer
vermiştir.[2]
[1] Hesap Uzmanları Kurulu Danışma Komisyonu Kararı Tarihi: Genel
Sıra No:142/330.05.1966 Tarih Ve Yayın Sıra No:140
[2] Danıştay 3. Daire
08.05.2002 Esas No: 2001/961 Karar No: 2002/1907